IT補助金を中小企業が自社の業務の効率化に有効活用するためのコツ

IT補助金を中小企業が自社の業務の効率化に有効活用するためのコツ

1.IT補助金申請は早めに計画を練ることが大切

IT補助金(IT導入補助金)は、2017年度から始まった中小企業向けの国の支援事業です。
現在(2019年春時点)も継続中であり、開始当初に比べて対象企業が拡大してきていることもあって、注目度が高い事業です。
制度の目的は、中小企業の売上向上に向け、業務効率化や新規顧客開拓、案件管理などにITサービスを導入することで生産性を上げることです。
中小企業経営者は、ITシステムを導入すれば業務改善が図れるのは承知していても、なかなか導入費用が捻出できないという悩みを持っていますが、これを国が金銭面で補助するというのが精度の主旨です。

活用を希望する中小企業経営者は多く、説明会がいつも満席になるという状況ですが、どうすれば自社でうまく活用できるのでしょう。
精度の枠組みは、ITの導入部分は国が支援するので、ITを上手に活用して労働時間を削減したり、企業利益をアップしたりして欲しいというものです。
申請の手続きはさほど難しくないのですが、申請に当たりITツールの活用方法をよく考えることが重要です。
企業の事業活動を効率化して収益を上げるためにITを導入するのですから、自社に必要なものは何なのかを明確にし、それで事業がどう好転するかを事業計画書に反映させることが必要です。

申請には締切がありますので、それまでに完成度の高い申請書が完成するよう、早い段階からしっかり計画を練っておくことをおすすめします。

2.IT補助金を有効活用するためのコツ

経営者にとっては、IT補助金を獲得できたとして、果たして有効活用できるのかを見極めることが一番重要なことかもしれません。
それにはまず、自社の現状を正しく把握するところから始めましょう。

現場で、ITツールを利用することで業務を効率化できる部分はどこなのか、まずはそこを洗い出すことが先決です。
それがわかれば費用対効果を検討することも可能ですし、補助金を本当の意味で有効活用することができるようになります。
補助金が出るからと言って、本来必要のないものを導入してしまってはいけません。
いかに補助金が出るとは言ってもあくまでも補助ですし、自社からの支払いは必ず伴います。
必要のないものにコストをかけてしまわないためにも、まずは現状で業務効率の悪いところを発見し、それを改善できるITツールを探すようにしましょう。
自社の業務フローを、一度きれいに整理するのも有効です。
そのうちのどの作業が、ITツールを導入で削減・圧縮できて、時間と経費をどれだけ削減できるかを試算しましょう。
すると、それが事業の売上や利益にどれだけ貢献するかが分かりますので、費用対効果を見極めることができます。
とにかくITを活用しようと、特定のITツールの導入を大前提としてしまう経営者も多いようですが、これが混乱を招く原因になります。
ITは特別なものではありません。新しい機械を工場に導入するときと同じように費用対効果を計算すれば良いだけです。

まずは今の現場を把握し、今の技術で効率化が図れるところはどこなのか、洗い出すことから始めるべきです。

3.変えたいことが見えたら専門家に相談を

業務で効率化したい部分が見つかったら、そこでITのプロフェッショナルに依頼するのもよいでしょう。
活用できるITシステムを具体的に選ぶ作業は、畑違いの経営者にとってはハードルが高いので、IT事業者やコンサルタントに相談することがおすすめです。
これまで自分が経験して来たやり方が、最新の技術で改善できるかも知れません。しかしそれを自分自身で気づくのは容易ではありません。
ここはITのプロの方が知識が勝る点ですので、プロを大いに活用するのが良いでしょう。

ただし、どこまでIT化するかによって掛かるコストも変わりますので、IT化の範囲をどこまでにするかは自身で見極める必要があります。
IT事業者やコンサルタントには、補助金審査に通りやすい申請書の作成を支援してもらうという協力を得ることもできます。また、自身の地域の商工会議所などでも補助金の有効活用の方法や、申請書の作成フォローなどを実施しているところも多いので、確実な取得にはこういった機関を活用するのも一つの手段となります。
補助金採択の審査は地域や業種等で影響を受けませんので、重要なのは事業計画書と導入予定のITツールの内容や活用方法です。
IT事業者としては、必要のないものを売り込むような事業者ではなく、補助金の趣旨をよく理解し、事業の改善に役立つアドバイスをするような事業者を選択すべきです。

なお、IT導入補助金以外にも活用できる補助金はいくつかあります。日本商工会議所の小規模事業者持続化補助金などにも詳しい業者がおすすめです。
こうした違う分野の補助金が使える場合もありますし、補助金を経費に計上できる圧縮記帳を受けられる場合もありますので税理士などとも相談するのがよいでしょう。